1 L'office exploite, en collaboration avec la commission de recours, un système d'information et de documentation automatisé. Ce système contient des informations et des documents provenant de différentes banques de données et concernant les tâches de l'office et de la commission de recours. Si nécessaire, des données personnelles figurant dans les textes peuvent également être saisies, et notamment des renseignements sur l'identité d'une personne, des données sensibles et des profils de la personnalité.
2 Seuls les collaborateurs de l'office et de la commission de recours ont accès aux banques de données qui contiennent des données sensibles et des profils de la personnalité.
3 L'accès, par une procédure d'appel, aux banques de données qui contiennent surtout des informations techniques provenant de sources publiques peut être accordé, sur demande, à des utilisateurs externes.
4 Le Conseil fédéral règle les modalités, notamment l'accès au système et la protection des données personnelles qui y sont enregistrées.